Perehdytysviesti, joka rauhoitti ensikertalaisen vieraan: Villen tapaus

Ville oli ohjelmaamme osallistuneen podcastin tekijän vieras. Hän työskentelee paikallisessa yhdistyksessä ja oli sopinut tulevansa puhumaan siitä, miten kyläkoulujen tiloja käytetään iltaisin. Studiossa hän ei ollut käynyt koskaan, eikä hän tiennyt, mitä häneltä odotettiin. Haastattelija oli lähettänyt hänelle ensimmäisessä viestissä vain ajan ja osoitteen sekä toiveen, että hän tulisi paikalle vartin etuajassa.

Kun Ville soitti haastattelijalle kaksi päivää ennen nauhoitusta, hän kysyi neljä asiaa: mistä aiheista puhutaan, kuinka kauan kestää, kuuleeko hän itseään kuulokkeista ja saako hän vielä muuttaa sanomaansa. Mikään näistä ei ollut väärä kysymys, mutta kaikkiin olisi voinut vastata jo etukäteen kirjoitetussa viestissä. Haastattelija huomasi, että hänen viestinsä oli kirjoitettu hänen omasta näkökulmastaan, ei vieraan.

Kävimme tapauksen läpi yhdessä pienessä harjoitusryhmässä. Alkuperäisessä viestissä oli aika, osoite ja ohjelman nimi. Siitä puuttui aihe omin sanoin, arvio kestosta, tieto siitä, että nauhoitusta voi tarvittaessa aloittaa uudelleen, ja maininta siitä, miten ja milloin ohjelma julkaistaan. Myös saapumisohje oli niukka: ei kerrottu, mistä ovesta tullaan sisään tai kenet tapaa ensimmäisenä.

Näitä aukkoja ei yleensä huomaa itse, koska tekijälle kaikki on itsestään selvää. Vieraalle jokainen avoin kohta on pieni jännityksen paikka. Ville kertoi jälkeenpäin, että hän oli miettinyt eniten sitä, joutuuko hän puhumaan asioista, joihin ei ole varautunut. Epätietoisuus oli painanut enemmän kuin itse haastattelu.

• Aihe ja rajaus omin sanoin, ei vain ohjelman nimi
• Arvio kestosta ja siitä, milloin tauko on mahdollinen
• Tieto siitä, että vastauksen saa aloittaa alusta

Haastattelija kirjoitti viestin uudelleen harjoituksen runkoa käyttäen. Ensimmäisessä kappaleessa kerrottiin aihe kahdella lauseella ja se, mitä haastattelussa ei käsitellä. Toisessa oli aikataulu: saapuminen, kymmenen minuutin tutustuminen tilaan, nauhoitus ja lopetus. Kolmannessa kerrottiin käytännöt: kuulokkeet ovat valinnaiset, vettä on pöydällä ja keskeytyksen voi pyytää milloin tahansa.

Viimeiseen kappaleeseen tuli yhteyshenkilö ja puhelinnumero nauhoituspäivälle sekä tieto siitä, että vieras saa halutessaan kuulla jakson ennen julkaisua. Viesti oli puolitoista sivua pidempi kuin alkuperäinen, mutta se luettiin helposti, koska jokainen kappale vastasi yhteen kysymykseen. Ville kuittasi viestin lyhyesti ja kysyi vain, saako hän tuoda mukanaan muistiinpanot.

Ville saapui paikalle ajoissa ja tiesi, kenet hän tapaa ovella. Tutustumisen aikana hän istui omalle paikalleen, kokeili kuulokkeita ja päätti pitää ne pois. Haastattelija kävi vielä suullisesti läpi kolme ensimmäistä kysymystä, jotta aloitus ei tuntunut yllätykseltä. Nauhoitus alkoi ilman erillistä jännitystä, ja ensimmäinen vastaus oli jo rento.

Haastattelun aikana Ville keskeytti kerran ja pyysi aloittamaan lauseen alusta. Koska tästä oli kerrottu viestissä, se ei tuntunut hänestä virheeltä, ja haastattelija jatkoi rauhallisesti. Nauhoitus kesti arvioidun ajan, ja lopetuksen jälkeen Ville kysyi, milloin hän saa kuulla valmiin jakson. Vastaus oli jo kirjoitettu viestiin, joten haastattelija pystyi toistamaan sen varmana.

Ryhmässä keskustelimme tapauksesta jälkeenpäin. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että hyvä perehdytysviesti ei ole pitkä sen takia, että se kertoo paljon, vaan siksi, että se vastaa vieraan oikeisiin kysymyksiin ennen kuin ne ehtivät kasvaa huoliksi. Moni totesi lukeneensa oman viimeisimmän viestinsä uusin silmin ja löytäneensä siitä samat aukot.

Käytännön harjoitukseksi sovimme, että jokainen kirjoittaa viestin kuvitteelliselle vieraalle ja antaa sen toiselle luettavaksi. Lukijan tehtävä on merkitä kohdat, joissa hän jäi kaipaamaan tietoa. Menetelmä on yksinkertainen, mutta se tuo esiin juuri ne asiat, jotka kirjoittaja ohittaa itsestään selvinä.

• Kirjoita viesti vieraan kysymysten järjestyksessä
• Pyydä toista lukemaan viesti vieraana
• Täydennä viesti vasta lukijan merkintöjen jälkeen

Villen tapauksesta jäi mieleeni yksi ajatus, jota käytän kurssilla edelleen. Ennen kuin lähetät viestin, kuvittele vieraan istuvan keittiössä kahvikupin ääressä ja lukevan sen ensimmäistä kertaa. Jos hän joutuisi soittamaan sinulle jonkin asian takia, asia kuuluu viestiin.

Tämä ei vaadi erityistä taitoa, vain hetken ajan asettumista toisen asemaan. Moni aloittelija pelkää, että liian tarkka viesti tuntuu holhoavalta. Kokemus on osoittanut päinvastaista: vieraat arvostavat sitä, että heidän aikaansa ja jännitystään on ajateltu etukäteen, ja nauhoitus alkaa luottavaisemmin.