Nauhoitusaikataulun tarkistuslista ennen kuin sitoudut päivään

Syksyn nauhoituspäivät täyttyvät nopeasti, ja houkutus on lukita aika heti, kun vieras on suostunut. Opettajana olen nähnyt, että suurin osa päivän ongelmista ei synny itse haastattelussa vaan sitä edeltävissä oletuksissa. Joku luulee, että studio on vapaa jo tuntia aiemmin. Toinen ei muista, että äänitason tarkistus vie aikaa.

Tämä lista on tarkoitettu hetkeen, jolloin aikataulu on vielä luonnos. Silloin muutokset ovat halpoja: yhden rivin siirto paperilla ei maksa mitään, mutta siirto nauhoituspäivänä syö vieraan luottamuksen ja haastattelijan keskittymisen.

Käy lista läpi rauhassa ja kirjoita vastaukset ylös. Jos jokin kohta jää auki, se ei tarkoita, ettei päivää voisi sopia, vaan että kysymys kannattaa selvittää ennen sitoutumista.

Aloita päivän alusta. Milloin vieras saapuu, kuka ottaa hänet vastaan ja minne hän voi jättää takkinsa ja laukkunsa? Kysymykset kuulostavat pieniltä, mutta ne määrittävät, millä mielellä vieras istuu mikrofonin eteen.

Varaa saapumiselle puskuri. Jos vieras tulee vieraaseen rakennukseen, hänelle pitää kertoa ovi, kerros ja puhelinnumero, johon voi soittaa. Viestissä kannattaa mainita myös pysäköinti tai lähin pysäkki.

Kirjoita auki, kuka on paikalla ennen vierasta. Jos äänittäjä tekee vielä testejä, vieras ei saa joutua odottamaan keskellä kesken jäänyttä työtä. Hyvä käytäntö on, että tila on valmis vähintään vartin ennen sovittua saapumisaikaa.

• Onko vastaanottaja nimetty ja tavoitettavissa?
• Onko reitti studiolle kerrottu kirjallisesti?
• Onko saapumisen ja nauhoituksen välissä puskuri?

Seuraavaksi arvioidaan, paljonko aikaa kuluu istumapaikkojen, kuulokkeiden ja äänitason tarkistukseen. Aloittelijat aliarvioivat tämän lähes aina. Mikrofonitesti kestää harvoin alle kymmentä minuuttia, ja jos jokin ääni pitää etsiä, aikaa kuluu enemmän.

Ota huomioon myös vieraan oma valmistautuminen. Moni haluaa vielä lukea muistiinpanonsa tai kysyä jotain perehdytysviestistä. Jos aikataulussa ei ole tälle tilaa, kysymykset tulevat vasta kesken haastattelun.

Merkitse aikatauluun erikseen, milloin nauhoitus oikeasti alkaa. Ero saapumisajan ja aloitusajan välillä on se kohta, jossa aikataulut useimmiten pettävät, ja siksi se kannattaa kirjata näkyviin.

• Onko äänitason tarkistukselle varattu oma aika?
• Onko vieraalle tilaa kysyä ennen aloitusta?

Sovi haastattelun pituus todellisen sisällön mukaan, ei toiveen mukaan. Jos aiheita on viisi ja jokaiselle tarvitaan kymmenen minuuttia, tunti ei riitä. Kerro vieraalle arvioitu kesto ja se, että nauhoitus voi venyä hieman.

Mieti, tarvitaanko taukoa. Pitkässä nauhoituksessa vesilasillinen ja hetki hiljaisuutta tekevät keskustelusta rennomman. Tauko on myös hyvä hetki tarkistaa, onko ääni pysynyt tasaisena.

Varaa lopuksi aikaa uusinnalle. Jos vieras haluaa sanoa jonkin asian toisin tai äänessä on häiriö, uusinta on helppoa vain silloin, kun siihen on varattu minuutteja. Muuten joudutaan tinkimään.

• Onko kesto arvioitu aiheiden määrän mukaan?
• Onko taukoon ja uusintaan jätetty tilaa?

Päivä ei pääty viimeiseen kysymykseen. Vieras tarvitsee tiedon siitä, mitä nauhoitteelle tapahtuu, milloin se julkaistaan ja saako hän kuunnella sen etukäteen. Sovi nämä asiat ennen nauhoitusta, ei sen jälkeen.

Kirjoita vieraalle yksi selkeä viesti, joka sisältää päivämäärän, kellonajat, osoitteen, yhteyshenkilön ja sen, mitä mukaan kannattaa ottaa. Viesti toimii samalla sinun muistilistanasi.

Jos jokin muuttuu, kerro se heti ja samalla tavalla kuin alkuperäinen viesti. Vieras luottaa siihen kanavaan, jota olet jo käyttänyt, joten älä vaihda tapaa kesken.

• Kertooko viesti ajan, paikan ja yhteyshenkilön?
• Onko julkaisusta ja kuuntelusta sovittu?
• Onko muutoksista kerrottu samassa kanavassa?

Kun olet käynyt kohdat läpi, katso vastauksia kokonaisuutena. Jos kaikki saapumisesta lopetukseen on selvää, voit lukita päivän. Jos kolme tai neljä kohtaa on auki, selvitä ne ensin tai siirrä nauhoitusta.

Älä pelkää siirtää. Hyvin valmisteltu päivä kuukautta myöhemmin on parempi kuin kiireellä ajettu nauhoitus nyt. Vieras muistaa sujuvuuden, ei sitä, että aikaa piti siirtää.

Säilytä täytetty lista seuraavaa kertaa varten. Muutamassa nauhoituksessa huomaat, mitkä kohdat ovat sinulle vaikeimpia, ja voit lisätä niille oman rivin.