Nauhoitusaikataulu käytännössä: näin rakennat sen saapumisesta lopetukseen

Hyvä aikataulu syntyy takaperin. Kun tiedät, mihin aikaan vieraan pitää viimeistään lähteä, voit laskea kaiken muun sen ympärille. Kysy vieraalta jo ensimmäisessä viestissä, onko hänellä sovittuna jotain nauhoituksen jälkeen, ja kirjaa vastaus ylös ennen kuin lukitset yhtään kellonaikaa.

Useimmissa aloittelijoiden aikatauluissa virhe on se, että nauhoitukselle varataan täsmälleen haastattelun pituus. Todellisuudessa istuminen, äänitason tarkistus, ensimmäinen kahvikupillinen ja loppukeskustelu vievät aikaa, joka ei näy kalenterissa, ellei sitä kirjoita sinne.

Opetuksessamme harjoittelet tätä niin, että jokaiselle nauhoitukselle piirretään aikajana kahteen suuntaan. Ensin kirjoitat lähtöajan, sitten nauhoituksen alun ja lopuksi saapumisen. Näin näet heti, jääkö kellekään kohtuuttoman kiire.

• Kysy vieraan jatkoaikataulu jo ensimmäisessä viestissä
• Kirjaa lähtöaika ennen kuin sovit alkamisaikaa
• Laske aikajana lopusta alkuun

Vieraan saapumisen ja ensimmäisen kysymyksen väliin mahtuu enemmän kuin ensi kuulemalta uskoisi. Vieras tarvitsee ovelle vastaanottajan, paikan jättää takki ja hetken tutustua tilaan. Varaa tähän vaiheeseen vähintään viisitoista minuuttia, vaikka haastattelu itse olisi lyhyt.

Tämän ajan aikana vieras istutetaan paikalleen, mikrofoni säädetään hänen äänelleen ja hänelle kerrataan, mitä seuraavaksi tapahtuu. Rauhallinen aloitus näkyy suoraan nauhoituksen laadussa: vieras, jolle kaikki on selitetty, puhuu rennommin kuin vieras, joka istuu kuulokkeet päässä tietämättä, onko nauhoitus jo käynnissä.

Kirjoita aikatauluun erikseen kohta, jossa kerrot vieraalle nauhoituksen alkavan. Pieni ele, kuten sanominen ääneen, että nyt aloitetaan, poistaa epävarmuuden siitä, mitä saa sanoa ja milloin.

• Varaa saapumiseen ja asettumiseen vähintään viisitoista minuuttia
• Säädä mikrofoni vieraan oman äänen mukaan
• Sano ääneen, kun nauhoitus alkaa

Kun nauhoituksen pituus on päätetty, lisää sen perään puskuri. Haastattelu, jonka piti kestää neljäkymmentä minuuttia, kestää helposti viisikymmentä, jos vieras innostuu tai jos jokin kohta pitää tehdä uudelleen. Puskuri ei ole tuhlausta vaan vakuutus, joka pitää loppupäivän aikataulun koossa.

Sovi etukäteen, kuinka paljon yli ajan voitte mennä ja kuka sen päättää. Yksinkertaisin tapa on sopia, että ohjaaja antaa merkin viisi minuuttia ennen suunniteltua loppua. Vieras tietää tällöin, että lopetus lähestyy, eikä se tule yllätyksenä.

Jos nauhoitat samana päivänä useamman vieraan, jätä niiden väliin riittävästi tilaa tilan järjestämiseen ja äänitystiedostojen tallentamiseen. Tiukka peräkkäisyys vie lähes aina pahimmassa tapauksessa kaikki vieraat myöhään.

• Lisää haastattelun pituuteen puskuri
• Sovi, kuka antaa merkin viisi minuuttia ennen loppua
• Jätä usean vieraan päivänä tilaa vaihtoihin

Nauhoituksen päättyminen ei ole aikataulun loppu. Vieras tarvitsee hetken, jolloin hänelle kerrotaan, miten nauhoitus jatkaa matkaansa: milloin se julkaistaan, saako hän kuunnella sen etukäteen ja kehen hän voi olla yhteydessä, jos jokin jäi mietityttämään.

Kirjaa nämä asiat aikatauluun omana kohtanaan, vaikka ne tuntuisivat itsestäänselviltä. Kun lopetus on suunniteltu, vieras poistuu studiosta tunteella, että asiat hoidettiin loppuun asti, ja se vaikuttaa siihen, suostuuko hän tulemaan uudelleen.

Lopuksi tallenna nauhoitus heti ja nimeä tiedosto sovitulla tavalla. Tämä kuuluu myös aikatauluun, sillä kymmenen minuutin varaus tiedoston siirtoon säästää myöhemmin tunnin etsimistä.

• Kerro vieraalle julkaisuaikataulu ja yhteyshenkilö
• Kirjaa lopetus aikatauluun omana kohtanaan
• Varaa aikaa tiedoston tallennukseen ja nimeämiseen

Paraskaan aikataulu ei auta, jos vieras ei tiedä siitä mitään. Lähetä viesti vähintään kaksi päivää ennen nauhoitusta ja kerro siinä saapumisaika, nauhoituksen arvioitu kesto, osoite ja se, mihin ovelle hänet vastaanotetaan. Kirjoita lyhyesti ja järjestä asiat siinä järjestyksessä, jossa ne tapahtuvat.

Käytä selkeitä kellonaikoja äläkä sanoja kuten aamupäivällä. Jos nauhoitus alkaa kello 10.00, mutta vieraan odotetaan olevan paikalla 9.45, kirjoita molemmat aikaa näkyviin ja selitä, miksi saapuminen on aiemmin.

Muista mainita myös käytännön asiat: voiko vieras tuoda mukanaan muistiinpanoja, onko tarjolla vettä ja onko paikalla muita henkilöitä. Mitä vähemmän vieraan tarvitsee arvailla, sitä rauhallisempana hän saapuu.

• Lähetä viesti vähintään kaksi päivää etukäteen
• Kerro sekä saapumis- että alkamisaika
• Mainitse käytännön asiat: vesi, muistiinpanot, muut paikalla

Aikataulu paljastaa heikot kohtansa vasta, kun sen kokeilee. Siksi opetuksessa harjoittelet aikataulun käyttöä kuvitteellisen vieraan kanssa: toinen opiskelija esittää vierasta, joka saapuu hieman myöhässä ja kysyy kolme kysymystä ennen nauhoitusta.

Harjoituksen jälkeen kirjaatte yhdessä, mitkä kohdat pitivät ja mitkä eivät. Usein huomataan, että saapumisvaiheeseen oli varattu liian vähän aikaa tai että lopetus oli unohtunut kokonaan.

Tällainen kuiva-ajo vie puoli tuntia, mutta säästää oikeassa nauhoituksessa huomattavasti enemmän. Kun olet käynyt aikataulun läpi kerran, tiedät, mitä vierailta kannattaa kysyä jo ensimmäisessä viestissä ja missä kohdassa aikataulu todennäköisimmin venyy.

• Harjoittele aikataulua kuvitteellisen vieraan kanssa
• Kirjaa harjoituksen jälkeen, mitkä kohdat eivät toimineet
• Korjaa aikataulu ennen oikeaa nauhoitusta