Mitä vieraan perehdytysviestissä pitää kertoa ja mitä voi jättää pois

Opiskelijat kysyvät meiltä lähes joka kurssilla saman asian: mitä vieraalle oikeastaan pitää kirjoittaa ennen nauhoitusta? Kysymys kuulostaa pieneltä, mutta sen takana on huoli siitä, että viesti on joko liian ohut tai niin pitkä, ettei kukaan lue sitä loppuun. Minä opetan studiossa mikrofonit ja äänitason, joten näen perehdytyksen vaikutuksen suoraan: hyvin informoitu vieras istuu rennommin, puhuu tasaisemmin ja kysyy tekniikasta vähemmän kesken nauhoituksen.

Tämä kirjoitus vastaa kysymykseen käytännön kannalta. Perehdytysviestin tehtävä on poistaa vieraalta epävarmuus. Hän haluaa tietää, mistä puhutaan, milloin hänen pitää olla paikalla, kuinka kauan se kestää ja mitä hänen odotetaan tekevän. Kun nämä asiat on sanottu selvästi, loput hoituu studiossa luontevasti.

Ensimmäinen asia on aihe. Kerro yhdellä tai kahdella lauseella, mistä keskustelu kertoo ja miksi juuri tämä vieras on kutsuttu. Älä lähetä koko kysymyslistaa, mutta anna suunta, jotta vieras voi miettiä omia esimerkkejään etukäteen. Toinen asia on aikataulu: saapumisaika, nauhoituksen alku ja arvioitu kesto.

Kolmas asia on paikka. Kirjoita osoite, sisäänkäynti ja se, kehen vieras ottaa yhteyttä perille päästyään. Neljäs on nauhoituksen käytäntö: tallennetaanko ääni vai kuva, voiko virheen kohdalla aloittaa lauseen alusta ja milloin jakso julkaistaan. Nämä neljä riittävät yllättävän pitkälle, ja ne mahtuvat kymmeneen riviin.

• Aihe ja syy kutsuun lyhyesti
• Saapumisaika, alku ja arvioitu kesto
• Osoite, sisäänkäynti ja yhteyshenkilö
• Nauhoituksen käytännöt ja julkaisuaika

Moni opiskelija kirjoittaa ensimmäisellä kerralla kokonaisen esseen. Vieras lukee viestin yleensä puhelimesta, usein kiireessä, joten yksi näytöllinen on hyvä tavoite. Jos tekstiä joutuu selaamaan pitkään, tärkein tieto häviää. Laita aikataulu ja osoite näkyviin heti alkuun, taustat ja lisäohjeet loppuun.

Kokeile myös lukea viesti ääneen ennen lähettämistä. Jos jokin kohta kuulostaa lakitekstiltä, kirjoita se uudelleen arkikielellä. Vieras ei tarvitse sanaa nauhoitusprotokolla, hän tarvitsee lauseen: studiossa on kaksi mikrofonia, ja voit ottaa vettä pöydälle. Tällainen konkretia rauhoittaa enemmän kuin pitkä kohteliaisuuksien sarja.

Sopiva ajankohta on viikko ennen nauhoitusta ja lyhyt muistutus edellisenä päivänä. Liian aikaisin lähetetty viesti unohtuu, liian myöhään lähetetty ei jätä aikaa kysymyksille. Syksyllä kannattaa muistaa, että säät ja liikenne vaikuttavat saapumiseen, joten kirjoita viestiin ohje siitä, keneen voi soittaa, jos matka venyy.

Muistutuksessa ei toisteta koko perehdytystä. Siinä lukee vain päivä, kellonaika, osoite ja se, että kaikki on valmista vastaanottamista varten. Jos vieras on vastannut ensimmäiseen viestiin kysymyksellä, vastaa siihen samalla kertaa ja kirjaa vastaus muistiin, jotta seuraava nauhoitus saa paremman pohjan.

• Pääviesti noin viikkoa ennen
• Lyhyt muistutus edellisenä päivänä
• Puhelinnumero myöhästymisen varalle

Perehdytysviestiin ei kuulu kaikki, mitä sinä itse tiedät. Tekniset yksityiskohdat, kuten mikrofonin tyyppi tai äänitason desibelit, kiinnostavat harvaa vierasta. Riittää, että kerrot kuulokkeiden olevan saatavilla ja äänen testattavan ennen aloitusta. Samoin turhat tiedot muista vieraista tai tulevista jaksoista voi jättää pois.

Jätä pois myös lupaukset, joita et voi pitää. Älä kirjoita, että haastattelu on valmis tunnissa, jos edellinen on aina venynyt. Realistinen arvio on parempi kuin optimistinen. Vieras muistaa sen, mitä hänelle luvattiin, ja jos aikataulu pettää, luottamus kärsii ennen kuin mikrofoni on edes auki.

Harjoituksissa käytämme kuvitteellista vierasta nimeltä Aino, joka tulee puhumaan paikallisesta puutarhaharrastuksesta. Viesti alkaa kiitoksella ja yhdellä lauseella aiheesta. Sen jälkeen tulevat päivä, kello ja osoite omille riveilleen. Lopussa kerrotaan, että nauhoitus kestää noin 45 minuuttia ja että virheestä ei tarvitse huolestua, koska kohdan voi sanoa uudestaan.

Opiskelijat kirjoittavat oman versionsa ja vaihtavat sen parin kanssa. Lukija kertoo, mitä hän kysyisi, jos olisi vieras. Jokainen kysymys osoittaa aukon viestissä. Kahden kierroksen jälkeen teksti on yleensä selkeä, lyhyt ja ystävällinen, ja sen voi tallentaa pohjaksi tuleviin nauhoituksiin.

• Kiitos ja aiheen tiivistys
• Aikataulu ja osoite omille riveilleen
• Kesto ja ohje virheiden varalle