Mitä vieraan perehdytyksen opiskelu maksaa ja mistä hinta syntyy

Kun kysytään, mitä vieraan perehdytys maksaa, ensimmäinen vastaus on aika. Hyvä perehdytysviesti vie noin tunnin kirjoittaa ensimmäisellä kerralla ja vähemmän, kun pohja on valmis. Tämä tunti kannattaa laskea mukaan, koska siitä syntyy suurin osa kustannuksesta myös silloin, kun kukaan ei lähetä laskua.

Opetuksessa näen saman asian toistuvan. Aloittelija arvioi kustannukset välineiden ja tilan kautta, vaikka suurin osa menee valmisteluun. Vieras, joka ei tiedä aihetta, aikataulua tai nauhoituksen käytäntöjä, saapuu jännittyneenä ja kysyy samat asiat paikan päällä.

Siksi pidän perehdytystä investointina, jonka tuotto näkyy nauhoituksen sujuvuudessa. Jos viesti on selkeä, studiopäivä lyhenee, uusintaotot vähenevät ja haastattelija voi keskittyä kuuntelemaan.

• Ensimmäinen viesti vie noin tunnin, seuraavat selvästi vähemmän
• Valmis pohja leikkaa kirjoitusaikaa merkittävästi
• Selkeä viesti vähentää kysymyksiä nauhoituspäivänä

Hintaa nostaa ensimmäisenä epäselvyys. Jos et tiedä itse, mistä haastattelussa puhutaan, perehdytysviestistä tulee pitkä ja kiertelevä, ja vieras lähettää lisäkysymyksiä. Jokainen vastaus vie aikaa, ja viestien edestakainen ketju kasvattaa työmäärää nopeasti.

Toinen kustannustekijä on vieraiden määrä. Yksi vieras vaatii yhden viestin, mutta kolme vierasta tarkoittaa kolmea hieman erilaista tilannetta: eri saapumisaika, eri tausta, eri tarve. Henkilökohtaistaminen kannattaa, mutta se lisää työtä, ja sen voi ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa.

Kolmas tekijä on kiire. Perehdytys viime hetkellä tehdään huolimattomammin ja johtaa helpommin virheisiin, jotka korjataan studiossa. Silloin ajan hinta on suurempi kuin jos viesti olisi lähtenyt viikkoa aiemmin.

• Epäselvä aihe pidentää viestiä ja lisää kysymyksiä
• Useampi vieras vaatii enemmän henkilökohtaistamista
• Kiire siirtää kustannuksen nauhoituspäivälle

Hintaa laskee valmis pohja. Kun perehdytysviestin runko on kirjoitettu kerran huolella, jokaista uutta vierasta varten täytetään vain aihe, aika ja erityiset toiveet. Kurssilla rakennat tällaisen pohjan itse, joten sinulla on työkalu, jota käytät vuosia.

Toinen säästö syntyy rajaamisesta. Viestin ei tarvitse kertoa kaikkea. Se kertoo aiheen, aikataulun, nauhoituksen käytännöt ja yhteyshenkilön. Kun jätät pois taustatarinat ja toistuvat varoitukset, vieras lukee viestin oikeasti ja muistaa sen sisällön.

Kolmas keino on sopia yhteydenpidon rajat etukäteen. Kerro, milloin vastaat kysymyksiin ja mihin kellonaikaan mennessä vieraan kannattaa ottaa yhteyttä. Tämä estää hajanaisen viestinnän ja säästää aikaa molemmilta.

• Valmis pohja siirtää vaivan kerralla tehtäväksi
• Rajaa viesti neljään asiaan: aihe, aika, käytännöt, yhteyshenkilö
• Sovi vastausaika, niin kysymykset eivät hajaannu

Vieraan perehdytys on yksi opetussuunnitelman moduuleista, ja sen opiskelu kuuluu kurssin kokonaishintaan. Tarkat hinnat ja se, mitä kukin vaihtoehto sisältää, löytyvät hinnastosta. En toista niitä tässä, koska hinta riippuu siitä, minkä laajuisen opintokokonaisuuden valitset.

Voin sanoa sen, mitä moduuli sisältää: opit kirjoittamaan viestin, joka kertoo aiheen, aikataulun ja nauhoituksen käytännöt, ja harjoittelet sen tekemistä kuvitteellisille vieraille. Saat valmiin pohjan ja palautteen omasta versiostasi.

Jos et ole varma, tarvitsetko koko kurssia vai vain tämän osan, kysy yhteystietosivun lomakkeella. Vastaan, mitä sinun tilanteessasi kannattaa valita, enkä ehdota enempää kuin tarvitset.

Moni haluaa säästää karsimalla perehdytyksen kokonaan ja puhumalla vieraalle vasta studiossa. Se näyttää tehokkaalta, mutta siirtää työn kalleimpaan hetkeen, jolloin nauhoitusaika kuluu selittämiseen eikä keskusteluun.

Turvallinen säästö on lyhentää viestiä, ei jättää sitä pois. Yksi sivu riittää, jos jokainen kappale kertoo jotain, mitä vieras tarvitsee. Poista toistot ja kohtelias täyte, mutta pidä aika, paikka ja se, miten studiolle saavutaan.

Toinen turvallinen säästö on käyttää samaa pohjaa useissa jaksoissa. Vaihda vain aihe ja päivämäärä, tarkista yksityiskohdat ja lähetä. Näin viestinnän laatu pysyy tasaisena, vaikka aikaa kuluu vähemmän.

• Lyhennä viestiä, älä jätä sitä pois
• Käytä samaa pohjaa useissa jaksoissa
• Tarkista aina aika, paikka ja saapumisohje

Aloita laskemalla, montako vierasta haastattelet kuukaudessa. Jos vieraita on vain muutama, valmis pohja ja pieni harjoitus riittävät. Jos teet haastatteluja viikoittain, perehdyksen järjestelmällinen rakentaminen maksaa itsensä takaisin nopeasti.

Mieti sitten, kuinka monta kysymystä vieraat tyypillisesti esittävät ennen nauhoitusta. Jos kysymyksiä tulee paljon, viestistä puuttuu jotain olennaista. Kerää toistuvat kysymykset ja lisää vastaukset viestiin, niin seuraava vieras tarvitsee niitä vähemmän.

Viimeiseksi kysy itseltäsi, mikä on viime hetken korjausten hinta. Jos olet joutunut siirtämään nauhoitusta tai aloittamaan alusta, tiedät vastauksen. Yksi hyvin kirjoitettu viesti on halvempi kuin yksi uusittu nauhoituspäivä.