Kysymysten suunnittelun yleisimmät virheet ja miten vältät ne

Yleisin virhe, jonka näen harjoituksissa, on kysymys, jossa vastaus on jo sisällä. Kun haastattelija kysyy, eikö tämä ollut vaikein vaihe, vieras joko myöntää tai joutuu aloittamaan oikaisemalla. Kumpikin syö nauhoituksen aikaa ja tekee tunnelmasta kireämmän.

Neutraali kysymys antaa vieraalle tilaa valita näkökulma. Kysy, millainen vaihe oli, äläkä kerro, millainen sen pitäisi ollut. Sama koskee adjektiiveja: sana vaikea, hieno tai kiistanalainen ohjaa vastausta jo ennen kuin vieras ehtii avata suunsa.

Kun luet kysymyksesi läpi, tee yksinkertainen koe. Poista kysymyksestä kaikki arvottavat sanat ja katso, jääkö jäljelle sama asia. Jos jää, arvottava sana oli turha. Jos kysymys menettää merkityksensä, olet todennäköisesti kysymässä omaa mielipidettäsi vieraan suulla.

Harjoittelemme tätä kurssilla pareittain: toinen kirjoittaa kysymyksen, toinen etsii siitä piilotetun oletuksen. Kymmenen minuutin harjoitus riittää yleensä siihen, että oma kielenkäyttö alkaa kuulostaa tutummalta ja virheet löytyvät nopeammin.

• Poista arvottavat adjektiivit kysymyksestä
• Älä kysy sitä, mihin haluat vastauksen valmiiksi
• Kysy ensin kokemusta, vasta sitten arviota

Toinen tuttu virhe on kysymys, johon voi vastata kyllä tai ei. Haastattelija pelkää hiljaisuutta ja kysyy tarkentavan kysymyksen ennen kuin edellinen on ehtinyt laskeutua. Lopputuloksena nauhoitus muistuttaa kuulustelua, ja vieras alkaa vastata lyhyesti.

Avoin kysymys alkaa usein sanoilla miten, mitä tai millainen. Se kutsuu kertomaan, ei vahvistamaan. Suljettu kysymys ei silti ole kielletty: se sopii hyvin tarkistamaan jokin tosiasia, kuten vuosiluku tai nimi, ennen kuin siirrytään pidemmän vastauksen pariin.

Hiljaisuutta kannattaa harjoitella erikseen. Kun vieras miettii, laske mielessäsi kolmeen ennen kuin sanot mitään. Äänityksessä kolmen sekunnin tauko tuntuu pitkältä, mutta kuuntelijalle se on tavallista ajattelua, ja sen voi leikata, jos se osoittautuu liian pitkäksi.

Kirjoita runkoon jokaisen aiheen alle yksi avoin pääkysymys ja kaksi mahdollista jatkokysymystä. Näin sinulla on tukea, jos vastaus jää lyhyeksi, mutta et tarvitse sitä kiirehtiessäsi jokaisen tauon yli.

• Aloita pääkysymys sanalla miten, mitä tai millainen
• Käytä suljettua kysymystä vain tosiasian tarkistamiseen
• Odota kolme sekuntia ennen jatkokysymystä

Kolmas virhe on suunnitella kaksikymmentä kysymystä tunnin keskusteluun. Pitkä lista tuntuu turvalliselta, mutta se saa haastattelijan katsomaan paperia vieraan sijaan. Kun lista on käytävä läpi, kuunteleminen jää toissijaiseksi, ja kiinnostavimmat sivupolut jäävät kulkematta.

Hyvä runko on lyhyempi kuin ensin ajattelisi. Neljästä kuuteen aihealuetta, joista kullakin on yksi pääkysymys, riittää useimpiin puolen tunnin keskusteluihin. Muu on varalla: kysymykset, joihin et ehkä pääse, mutta joihin voit palata, jos keskustelu hiljenee.

Järjestys on myös suunnittelun asia. Aloita helpolla, vieraan omaan kokemukseen liittyvällä kysymyksellä, jotta ääni lämpenee ja jännitys laskee. Vaikeammat ja henkilökohtaisemmat aiheet kuuluvat keskelle, kun luottamusta on jo syntynyt, ja lopuksi voi palata kevyempään.

Tulosta runko, mutta kirjoita se väljästi. Jätä marginaaliin tilaa muistiinpanoille ja merkitse aiheet, joista et luovu. Näin paperi toimii karttana, ei käsikirjoituksena, ja voit poiketa siitä silloin, kun vieras itse avaa kiinnostavamman oven.

• Rajaa runko neljään tai kuuteen aihealueeseen
• Aloita vieraan omasta kokemuksesta
• Merkitse pakolliset aiheet ja anna muiden jäädä varalle

Neljäs virhe on näkymätön, mutta kuuluu nauhasta. Haastattelija katsoo jo seuraavaa riviä, kun vieras vielä vastaa, ja kysyy sellaista, mikä juuri sanottiin. Vieras huomaa sen heti, ja kuulija tunnistaa saman jälkikäteen kuullessaan epäloogisen siirtymän.

Korjaus on harjoiteltavissa. Kirjoita jokaisen vastauksen aikana kaksi avainsanaa ja käytä niistä toista seuraavassa kysymyksessä. Näin kysymys rakentuu vastauksen päälle, ja vieras kokee tulleensa kuulluksi, vaikka rungossa olisi ollut jo valmis kysymys.

Siirtymät kannattaa miettiä etukäteen. Lyhyt lause, kuten tuosta pääsemmekin seuraavaan aiheeseen, riittää kertomaan kuulijalle, että keskustelu etenee. Pakotetut siirtymät kuulostavat huonommilta kuin suora toteamus aiheen vaihtumisesta.

Kurssin harjoituksissa nauhoitamme lyhyen keskustelun ja kuuntelemme sen yhdessä. Jokainen merkitsee kohdat, joissa kysymys ei seurannut vastausta. Yleensä niitä löytyy kaksi tai kolme, ja jo niiden tiedostaminen muuttaa seuraavaa haastattelua huomattavasti.

• Kirjoita vastauksen aikana kaksi avainsanaa
• Käytä toista avainsanaa seuraavassa kysymyksessä
• Kuuntele oma nauhoitus ja merkitse irralliset siirtymät

Viides virhe syntyy ennen kuin mikrofoni on päällä. Jos vieras ei tiedä, mistä keskustellaan, hän valmistautuu arvaamalla. Silloin jännitys näkyy ensimmäisissä vastauksissa, ja haastattelija tulkitsee jäykkyyden vieraan luonteeksi, vaikka kyse oli vain tiedon puutteesta.

Kerro vieraalle aiheet, ei kysymyksiä sanasta sanaan. Valmiiksi luettu vastaus kuulostaa luetulta, mutta aihelista antaa tilaa muistella ja miettiä. Mainitse myös, mihin et aio mennä, jos jokin asia on sovittu rajattavaksi.

Käytä perehdytysviestissä samaa neutraalia kieltä kuin kysymyksissä. Jos viesti sävyttää aihetta etukäteen, vieras tulee paikalle valmiiksi asennoituneena. Selkeä, lyhyt ja rauhallinen viesti on parempi kuin kattava mutta raskas.

Kun runko ja perehdytys vastaavat toisiaan, nauhoitus alkaa luontevammin. Vieras tietää, mitä odottaa, ja haastattelija voi keskittyä kuuntelemiseen. Tämä yhteys on se, jota kurssin harjoituksissa toistetaan, kunnes se on tapa.

• Kerro aiheet, älä anna kysymyksiä sanasta sanaan
• Mainitse rajatut aiheet jo viestissä
• Pidä viestin sävy yhtä neutraalina kuin kysymykset

Kun runko on kirjoitettu, lue se kolme kertaa eri tarkoituksella. Ensimmäisellä kerralla etsit johdattelevat sanat ja suljetut kysymykset. Toisella katsot, onko kysymyksiä liikaa ja onko järjestys looginen. Kolmannella luet vieraan silmin ja mietit, miltä jokainen kysymys tuntuisi vastaanottajasta.

Sano kysymykset myös ääneen. Paperilla sujuva lause voi kuulostaa jäykältä tai pitkältä, ja vasta ääneen luettaessa huomaat, mihin kohtaan puhe loppuu hengästyneenä. Lyhennä kysymys, jos et pysty sanomaan sitä yhdellä hengityksellä.

Pyydä tarvittaessa toista lukemaan runko ja kertomaan, mitä hän vastaisi. Jos hänen vastauksensa menee aivan toiseen suuntaan kuin tarkoitit, kysymys on epäselvä. Pieni koe säästää sinut sekavalta hetkeltä nauhoituksessa.

Tämä kolmen lukukerran rutiini vie noin kaksikymmentä minuuttia. Kurssin loppupuolella se on osa omaa tarkistuslistaasi, ja moni osallistuja kertoo, että juuri tämä rauhoittaa nauhoituspäivän aamua eniten.

• Ensimmäinen lukukerta: johdattelu ja suljetut kysymykset
• Toinen: määrä ja järjestys
• Kolmas: vieraan näkökulma ja ääneen lukeminen